Ferietips og sjekkliste for travle markedsføringsfolk og ledere

Klok av skade. Eller kanskje ikke. Uansett, disse tipsene er langt på vei basert på egenerfaringer.

For jeg er rimelig sikker på at du også har følt på denne følelsen:

Det nærmer seg ferie, og lista med ting du burde ha gjort er litt for lang. Faktisk såpass lang at du føler på litt dårlig samvittighet både med tanke på kundene og bedriften du jobber i.

Kjenner du deg igjen i dette? Da er disse tipsene for deg. Dette er rett og slett ferietips i form av tips til rutiner, verktøy og apper som skal bidra til at du kan ta ferie med litt bedre samvittighet.

Bare for å rydde unna det også: i og med at jeg vet at mange av de som som leser fagbloggen vår (kanskje også du?) har en liten fot innenfor både lederansvar, markedsføring og prosjektledelse i en liten eller mellomstor bedrift, så har jeg jobbet fram tips som kan fungere godt for både «markedsførings-og-prosjektlederpoteten» og den som har et mer spisset fagområde.

Planlegg og deleger

Det første tipset du skal få, er at du må prøve å planlegge, og legge opp et ålreit løp for at du skal slippe å jobbe for mye når du har fri.

Dette betyr at du rett og slett må sette av tid til planlegging av feriegjennomføringen.

Lag deg en liste over ting som må gjøres, og del den gjerne inn i oppgaver som må gjøres og oppgaver som bør gjøres.

Hva er det som må gjøres, hva er det som kan vente til du er tilbake, og hva kan delegeres til andre, er viktige spørsmål du bør gi svar på her.

Vær heller ikke for ambisiøs når du lager lista. Vær litt realistisk – både på dine egne vegne og ikke minst de oppgavene du har tenkt å delegere til andre, for det er ingen som synes det er spesielt motiverende å få tredd en haug med oppgaver ned over allerede tungt belastede skuldre.

Når du delegerer, eller ber om hjelp fra andre, er det også viktig at du sørger for at den eller de som skal hjelpe deg har alt de trenger av informasjon og ressurser for å ta seg av oppgavene.

Det kan også være lurt å prøve å fordele ferien litt, slik at ikke alle som jobber med de samme oppgavene er fraværende til samme tid.

Har du ikke noen kollegaer som kan bidra, eller hvis de også har mer enn nok å gjøre, kan du også vurdere å outsource noen av oppgavene – for eksempel til et byrå.

Bruk fraværsassistenten

Det neste tipset, er at du bør bruke ulike digitale verktøy som du kan bruke for å prøve å kjøpe deg litt mer tid.

Det mest åpenbare verktøyet, men som mange ikke tenker over, er fraværsmeldingen du kan legge inn i mailklienten din. Bruker du den blir det litt enklere å ta seg helt fri uten å åpne den digitale postkassa di i tide og utide når du har fri.

Orker du ikke lese alt? Her kan du lytte til tipsene i en egen podcastepisode

Et lite bonustips hvis du vil kjøpe deg litt ekstra slakk: aktiver fraværsmeldingen litt før du skal gå ut i ferie, og ha den aktiv en eller to dager etter at du er tilbake på jobb. Dette er for å ikke skape for store forventninger for de som sender mail til deg under ferien, og som kanskje regner med at du skal svare så fort du har låst deg inn på kontoret igjen.

Fraværsmeldingen bør også inneholde informasjon om hvem den som har sendt e-post til deg kan ta kontakt med når du er borte.

Bruk publiserings- og kommunikasjonsverktøy for sosiale medier

Hvis du er en av de som har ansvaret for å publisere innhold i bedriften sine sosiale medier, bør du også bruke et publiseringsverktøy eller to. Disse kan du bruke for å hel- eller halvautomatisere publiseringen for deg, slik at du slipper å legge ut alt i real time.

På Facebook og Instagram er dette veldig enkelt, for der kan du bruke det innebygde planleggingsverktøyet eller Meta Business Suite til å forhåndsplanlegge innhold. Det betyr at du for eksempel to uker før du skal ta deg fri kan lage et innlegg til Facebook eller Instagram som skal publiseres midt i ferien din. Når publiseringstidspunktet kommer, gjør verktøyet hele jobben for deg.

Meta Business Suite kan du også bruke til å holde dialog med målgruppa di på tvers av Meta-kanalene, og ikke minst sette opp autosvar og fraværsmeldinger på Facebook og Instagram.

Det finnes også mange andre publiseringsverktøy du kan bruke, deriblant HubSpot, Buffer, Sprout Social og Loomly. Bruker du LinkedIn, er det også kjekt å vite at du har innebygd funksjonalitet for tidsplanlegging der.

Uansett hvilke verktøy du velger: disse kan virkelig hjelpe deg med å få så lave fraværsskuldre som overhodet mulig.

Bruk automatiserte prosesser

Du kan også bruke ulike verktøy til å gjennomføre automatiserte salgs- og markedsføringsprosesser for deg.

Hvis det for eksempel er en potensiell kunde som fyller ut et skjema på nettstedet ditt, kan du få verktøy, som for eksempel HubSpot, til å automatisk sette opp en oppfølgingsoppgave og sende et varsel til en kollega av deg.

Du kan også sette opp automatiske utsendelsesprosesser som for eksempel er basert på at besøkende på nettstedet ditt fyller ut et skjema, og dermed blir et lead. En slik prosess kan bearbeide leadet mer eller mindre automatisk. Det krever en del arbeid å sette opp slike prosesser, men tro meg – det kan så absolutt være verdt innsatsen.

Om du har en chatfunksjon på nettstedet ditt, er det heller ingen grunn til å deaktivere den under ferien. Du kan også opp en chatbot som svarer på typiske spørsmål som mange av kundene dine stiller, og enkelte verktøy har også mulighet til å knytte boten opp mot en FAQ-side på nettstedet ditt, og prøve å svare på spørsmål i chatten basert på informasjonen som ligger der.

Andre automatiseringsverktøy som kan være verdt å sjekke ut, er Zapier og If This Then That (IFTTT). Begge er verktøy som hjelper deg å automatisere repetetive oppgaver og få systemer til å snakke sammen.

Bruk kommunikasjon- og prosjektstyringsverktøy

Prosjektstyringsverktøy kan være gull verdt når du har mange baller i lufta, enten det er markedsføringskampanjer, interne utviklingsprosjekt eller for eksempel bærekraft- og strategiprosesser.

I sin enkleste form kan en notatblokk eller et regneark gjøre nytten, men dedikerte prosjektverktøy som for eksempel Trello eller Asana blir ofte uvurderlig så fort det er mange personer som skal påkobles et prosjekt.

Den største fordelen med disse er at blir enklere å holde oversikt over egne og andre sine oppgaver, delegere og følge opp uten å være tilstede fysisk.

Egne kommunikasjonsverktøy som for eksempel Microsoft Teams eller Slack kan også være kjekt hvis du må være på i deler av ferien din. Disse gir deg muligheten til å både holde deg oppdatert og svare på spørsmål uten å være tilgjengelig hele tiden. De er også langt mindre stressende å bruke enn for eksempel mailklienten din, der sannsynligheten for å bli overveldet av altfor mange e-poster du ikke trenger å ta stilling er temmelig stor.

Bonustips for smart bruk av Teams: bruk tidsplanleggingsfunksjonen i chat, slik at du ikke sender meldinger til kollegaer på fritiden. Dette er spesielt viktig hvis du har lederansvar: da er det ditt ansvar å gå foran med et godt eksempel, og ikke sende unødvendige meldinger (eller mail, for den saks skyld) utenfor arbeidstida – med mindre dere har en policy som sier at alle skal være tilgjengelige og svare raskt uansett om det er i eller utenfor arbeidstida (som jeg selv mener er en helt elendig og lite bærekraftig policy å ha).

Følg med i nyhetsbildet

Det neste tipset er spesielt viktig dersom du har brukt publiseringsverktøy for å forhåndsplanlegge innlegg. For selv om planleggingen er gjort, kan du ikke glemme hva du har gjort.

Du, eller gjerne en kollega av deg, må følge med på hva som skjer i nyhetsbildet og det som ellers skjer rundt bedriften og kundene som dere har.

Grunnen til det, er at det kan skje ting som i beste fall fører til at det dere har publisert ser rart ut.

Tenk deg for eksempel hva som kan skje hvis du er en restaurant som har planlagt et innlegg der du viser hvor fint gjestene dine har det, og så smeller det til med en ny korona-krise og full nedstenging.

I beste fall ser publiseringen ut som dårlig timing. I verste fall kan det skade bedriften din på sikt – i alle fall om det er enda større mismatch mellom det du har publisert og det som har skjedd – for eksempel etter en nasjonal katastrofe.

Med andre ord: skjer det store hendelser: sjekk hva som ligger i publiseringskalenderen, og stopp den automatiske publiseringen dersom den kan virke upassende.

Ha en reserveplan

Siste tipsen du skal få i denne omgang, er at du bør ha en plan B. Ting kan skje – samme hvor godt du har planlagt. Derfor er det lurt å ha en plan for hva du skal gjøre ved ulike scenarier, hvem som skal respondere, og ikke minst: hvordan dere skal respondere.

I en slik plan bør du dele inn «krisene» i grupper etter alvorlighetsgrad, og så bør du lage en miniplan for hver av disse alvorlighetsgradene.

Slike planer bør også si noe om hvor kjapt dere skal kommunisere, og hvor hyppig dere skal ut med informasjon.

Det er selvfølgelig vanskelig å ha en plan for alt som kan skje, men bare det å ha en enkel kriseplan kan bidra til at dere får en bedre bevissthet rundt hvordan dere skal takle ulike uforutsette situasjoner.

Sjekklisten – enkelt oppsummert

Du ble lovd en sjekkliste også, så her har du en enkel oppsummering av det vi har tatt for oss:

1. Planlegg og deleger. Planlegg fraværet, og lag en liste over hva som må gjøres. Sett opp oppgavene i prioritert rekkefølge
2. Bruk fraværsassisten for alt den er verdt
3. Bruk publiseringsverktøy og kommunikasjonsverktøy for sosiale medier som kan jobbe for deg når du har ferie
4. Sett opp automatiserte prosesser
5. Bruk kommunikasjons- og prosjektstyringsverktøy
6. Følg med i nyhetsbildet
7. Ha en reserveplan i tilfelle noe skjer

God ferie!